Perkembangan teknologi adalah salah satu hal yang tidak bisa kita hindari saat ini. Segala aspek dalam kehidupan terdampak digitalisasi, semua berlomba-lomba untuk menciptakan kinerja yang efisien, tak terkecuali bidang bisnis.

Otomatisasi pipeline, menjadi salah satu bentuk digitalisasi dalam bisnis untuk mencapai tingkat konversi penjualan yang tinggi, tanpa membutuhkan lebih banyak sumber daya. Sehingga mesin dapat mengambil alih tugas administratif yang berulang, sedangkan manusianya fokus pada strategi-strategi yang dapat memberi nilai tambah terhadap bisnis.

Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana otomatisasi pipeline dapat berdampak pada peningkatan efisiensi dan konversi penjualan. Yuk, kita mulai!

Tantangan yang Dihadapi Bisnis saat Menggunakan Pipeline Manual

BACA JUGA: Hari Buruh Sedunia, PPRL Gelar Aksi Peringatan di Tugu Adipura

Sekalipun teknologi berkembang dengan pesat, tidak bisa dipungkiri bahwa diantara kita masih mengandalkan cara yang konvensional. Mengelola pipeline secara manual pastinya masih menjadi hal yang lumrah saat ini. Namun, hambatan tidak akan datang sampai bisnis mengalami peningkatan volume prospek yang perlu ditangani.

Dalam prosesnya, bisnis tentu perlu menyesuaikan alur proses penjualan, agar semuanya berjalan dengan lancar. Namun, selain menguras tenaga dan waktu, mengelola pipeline secara manual akan menimbulkan beberapa tantangan, seperti:

• ada kemungkinan bisnis terlambat atau bahkan lupa untuk melakukan follow-up,
• data yang dikelola jadi berantakan, dan bisa menjadi masalah jika data tidak sinkron,
• bisnis akan kesulitan dalam memprioritaskan prospek dan besar kemungkinan bisa kehilangan peluang,
• posisi prospek yang berubah dalam pipeline tidak bisa diperbarui secara real-time.

Peran otomatisasi dalam meningkatkan efisiensi penjualan

Otomatisasi hadir di tengah masyarakat untuk memudahkan pekerjaan dan mengatasi tantantangan-tantangan yang ada. Bisnis dapat menerapkan workflow otomatisasi pipeline untuk menggerakkan proses lead generation, nurturing dan closing. Hal ini tentu akan membuat pekerjaan lebih cepat selesai dengan resiko kesalahan yang minim.

Selain itu, bisnis juga dapat mengintegrasikan platform eksternal seperti LinkedIn untuk memperkuat proses ini. Dengan menghubungkan profil LinkedIn ke CRM, bisnis dapat mengakses data penting dan memulai interaksi dengan prospek langsung dari satu tempat.

Berikut empat workflow otomatisasi pipeline yang dapat membantu bisnis untuk meningkatkan efisiensi dan konversi penjualan.

1. Lead Scoring Otomatis Berdasarkan Aktivitas

Lead scoring merupakan proses pemberian nilai atau skor pada prospek berdasarkan tingkat kesiapan mereka melakukan pembelian. Melalui penilaian ini, bisnis atau tim penjualan dapat melihat kelayakan prospek untuk dijadikan prioritas.

Skor yang diberikan bisa ditentukan oleh beragam faktor, meliputi: aktivitas prospek di website, interaksi prospek dengan bisnis, hingga respon mereka terhadap kampanye. Jika menggunakan cara manual, proses ini seringkali dilakukan menggunakan penilaian subjektif, yang memiliki resiko salah lebih besar.

Bagaimana workflow lead scoring bekerja?

Dalam prosesnya, otomatisasi workflow untuk lead scoring bekerja setelah prospek merespon pemicu yang diberikan oleh bisnis.

Misalnya, bisnismu menggunakan e-book atau white paper sebagai metode lead generation, sebelumnya, kamu bisa mengarahkan prospek untuk mengisi email sebelum mengunduhnya. Prospek yang mengunduh dan mengisi email nantinya akan mendapat skor dan dianggap sebagai calon pelanggan yang tertarik.

Selanjutnya, kamu dapat mengirimkan email kampanye berisi penawaran dan link halaman produk. Jika pelanggan merespon dan mengklik email tersebut, artinya skor mereka akan bertambah dan memiliki tingkat ketertarikan yang lebih tinggi dari sebelumnya.

Apabila calon pelanggan tersebut mencapai skor yang telah menjadi standar bisnismu, sistem secara otomatis akan mengubah status prospek menjadi “Sales Qualified Lead” (SQL). Bisnis juga akan menerima notifikasi dari sistem untuk segera melakukan follow-up.

Manfaat lead scoring otomatis

Dengan adanya lead scoring otomatis, bisnis dapat merasakan banyak manfaat, seperti:

• Tingkat prioritas prospek yang lebih jelas karena dinilai berdasarkan observasi data.
• Merespon prospek potensial dengan lebih cepat.
• Bekerja secara efisien dan tidak selalu mengandalkan penilaian subjektif.
• Memberikan pengalaman pelanggan dengan pendekatan konten yang personal.

2. Follow-up Otomatis

Dalam penjualan, follow-up adalah bentuk komunikasi bisnis yang ditujukan kepada pelanggan. Langkah ini bisa mengurangi kebingungan pelanggan atas apa yang harus mereka lakukan selanjutnya dalam proses transaksi.

Ketika dilakukan secara manual, seringkali bisnis kelupaan dan melewatkan momen, bahkan kehilangan peluang yang berharga. Namun bisa jadi berbeda hasilnya, jika bisnis menerapkan otomatisasi.

Dalam otomatisasi pipeline, follow-up akan dikirim dalam bentuk serangkaian pesan yang terstruktur, berdasarkan pemicu tertentu. Misalnya, jika prospek menunjukkan ketertarikan dengan mendaftarkan demo gratis, maka follow-up otomatis akan mengirimkan pesan yang berisi link penjadwalan.

Dengan demikian, bisnis dapat mengelola dan mengirimkan follow-up ke banyak prospek dalam waktu yang singkat.

3. Kualifikasi Lead Otomatis via Form atau Chatbot

Jika lead scoring akan memberikan nilai dan mengidentifikasi ketertarikan prospek terhadap produk. Maka kualifikasi lead adalah proses menyaring prospek guna melihat kecocokan dan kelayakan mereka untuk ditindaklanjuti.

Biasanya penentuannya didasari oleh kriteria yang lebih kompleks, misalnya:

• Apakah prospek punya anggaran yang sesuai?
• Apakah prospek berperan sebagai pengambil keputusan?
• Apakah prospek cocok dengan target pasar (fit secara industri, ukuran bisnis, lokasi)?

Proses ini dapat diotomatisasi melalui penggunaan form atau chatbot. Sehingga, bisnis tidak perlu menanyai prospek satu-persatu secara manual. Nantinya, hasil jawaban yang terekam dapat digunakan untuk menentukan apakah prospek dapat dikategorikan sebagai “Qualified” atau “Unqualified”.

Proses otomatisasi pipeline ini dapat sangat menguntungkan bisnis karena dapat meningkatkan kualitas prospek. Karena pipeline hanya berisi prospek yang memang relevan.

4. Deal Stage Progress Otomatis

Ketika dikerjakan secara manual, perpindahan prospek dalam tahapan pipeline memiliki peluang human error yang besar. Hal ini dapat mengakibatkan pipeline yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya, hingga keterlambatan follow-up karena status prospek dalam pipeline tidak berubah.

Sedangkan dengan otomatisasi pipeline, bisnis dapat menggunakan sistem yang dapat mengatur perpindahan prospek secara otomatis. Misalnya, ketika prospek mengklik link jadwal meeting di email, status mereka akan otomatis berubah ke stage “Meeting Scheduled”. Hal ini dapat dilakukan hingga prospek berhasil menuju tahap closing.

Dengan menggunakan workflow seperti ini, bisnis dapat meningkatan akurasi pipeline, karena data akan diperbarui setiap saat. Selain itu, sales forecast juga menjadi lebih mudah dibuat, karena setiap stage mencerminkan progres yang sesuai dengan situasi yang sebenarnya.

Kesimpulan

Otomatisasi pipeline bukan hanya soal menghemat waktu, tapi juga menciptakan sistem yang lebih terstruktur, responsif, dan efektif dalam meningkatkan konversi penjualan. Dengan menerapkan workflow otomatis seperti lead scoring, follow-up email otomatis, kualifikasi lead otomatis,  dan deal stage progress otomatis, bisnis dapat lebih fokus pada tugas strategis dan interaksi berkualitas dengan prospek.

Semua proses ini bekerja secara sinergis untuk mempercepat proses penjualan, mengurangi human error, dan meningkatkan kualitas data dalam pipeline. Dengan demikian, bisnis bukan hanya mencapai efisiensi, tapi juga meningkatkan konversi penjualan secara signifikan.

BACA JUGA: Hari Buruh Sedunia, PPRL Gelar Aksi Peringatan di Tugu Adipura